Sped Fiscal para supermercados: o que mudou em 2026

Supermercado é um dos negócios com a rotina fiscal mais pesada que existe: volume alto de notas, milhares de itens com tributação diferente entre si e um erro de cadastro que se multiplica por mil cupons no mesmo dia. O Sped Fiscal é onde tudo isso aparece para o fisco. Se você opera no ramo, este texto traz o que mudou desde 2023 e o que a reforma tributária do consumo já cobra do seu caixa e do seu ERP.

O que é o Sped Fiscal e o que mudou desde 2023

O Sped (Sistema Público de Escrituração Digital), instituído pelo Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, é o conjunto de escriturações eletrônicas pelas quais a empresa entrega ao fisco, em arquivo, o que antes ficava em livros. No caso do supermercado, o principal deles é a EFD ICMS/IPI, o chamado Sped Fiscal, com entradas, saídas, inventário e apuração do imposto. A norma que hoje disciplina a escrituração é o Ajuste SINIEF nº 02, de 3 de abril de 2009, que substituiu o Convênio ICMS nº 143/2006.

As especificações técnicas da EFD ICMS/IPI continuam ancoradas no Ato COTEPE/ICMS nº 44, de 7 de agosto de 2018, que vem sendo alterado ano a ano. O leiaute muda de exercício para exercício:

1. exercício de 2024: Ato COTEPE/ICMS nº 179/2023;
2. exercício de 2025: Ato COTEPE/ICMS nº 131/2024;
3. exercício de 2026: Ato COTEPE/ICMS nº 79, de 24 de junho de 2025, publicado no DOU de 25 de junho de 2025, que instituiu o Manual de Orientação com o leiaute versão 020, conforme a Nota Técnica EFD ICMS IPI nº 2025.001, versão 1.0, com efeitos desde 1º de janeiro de 2026.

O Guia Prático da EFD ICMS/IPI acompanhou. A versão 3.1.9, atualizada em 13 de maio de 2025, saiu junto com a NT 2025.001 e vale desde janeiro de 2026, trazendo, entre outros pontos, a observação no registro C100 sobre a não escrituração de documentos fiscais que carreguem informações exclusivamente dos novos tributos da reforma e a orientação do registro 0150 quanto ao Difal da EC 87/2015. A versão 3.2.0 foi aprovada pelo Ato COTEPE/ICMS nº 123, de 24 de setembro de 2025, e o Portal do Sped já hospeda a versão 3.2.1, com atualização de 28 de outubro de 2025. Antes de fechar a competência, confira na pasta de leiautes do Portal do Sped e nas publicações do Confaz qual é a versão vigente do Guia Prático e do PVA.

As obrigações do supermercado hoje

• EFD ICMS/IPI: entrega mensal com as entradas e saídas de mercadorias, o inventário e a apuração do ICMS, no leiaute 020 desde janeiro de 2026. O prazo de transmissão e o perfil de enquadramento (A, B ou C) são definidos pela legislação estadual. No Rio Grande do Sul, a data aplicável ao seu estabelecimento e o perfil em que ele está enquadrado constam da Instrução Normativa DRP nº 45/98, Título I, no capítulo que trata da Escrituração Fiscal Digital, e do cadastro do contribuinte na Receita Estadual. A prorrogação para 15 de junho de 2024 foi medida excepcional das enchentes daquele ano e não serve de referência. A mesma IN DRP nº 45/98 é onde se confere a exigência atual da GIA-ICMS. O atraso tem preço: a Lei nº 6.537, de 27 de fevereiro de 1973, art. 11, alínea “h”, com a redação dada pela Lei nº 15.576, de 29 de dezembro de 2020, prevê multa de 120 UPF-RS por período de apuração para quem deixa de entregar os arquivos na forma ou no prazo, e multa de 1% do valor das operações ou prestações, nunca inferior a 120 UPF-RS, para quem omite informação ou informa incorretamente. O valor da UPF-RS do exercício é o divulgado pela Receita Estadual. Supermercado optante pelo Simples Nacional não está obrigado à EFD no Rio Grande do Sul, porque a obrigatoriedade do Protocolo ICMS nº 91, de 30 de setembro de 2013, ficou suspensa depois da LC nº 147/2014, que alterou a LC nº 123/2006.
• NF-e e NFC-e: além da nota de venda e devolução, o documento fiscal eletrônico passou a carregar os grupos de campos de IBS, CBS e Imposto Seletivo. É o ponto que mais trava PDV de supermercado neste ano. As Notas Técnicas com esses grupos e os prazos de entrada em produção devem ser confirmados no portal da NF-e/NFC-e antes de qualquer atualização de sistema. Se o seu supermercado também presta serviços, como locação de espaço ou serviços na loja, a nota de serviço pode ser emitida pelo emissor de NFS-e da Etecla.
• EFD-Contribuições: entrega mensal de PIS e Cofins, no prazo da IN RFB nº 1.252/2012, até o 10º dia útil do 2º mês subsequente ao da escrituração. Confira a redação atualizada da instrução normativa antes de fechar a competência, porque a página oficial do projeto EFD Contribuições, no Portal do Sped, exibe hoje aviso de adequação da escrituração às alterações da Lei Complementar nº 228, de 2026. Antes de decidir qualquer coisa sobre PIS, Cofins e EFD-Contribuições, essa lei complementar precisa ser lida.
• ECD: escrituração contábil digital anual, com balanço patrimonial, DRE e livros contábeis. É o que sustenta a área contábil do supermercado perante Receita Federal e bancos.

Monofásicos e alíquota zero: cuidado que continua valendo em 2026

Boa parte da gôndola do supermercado tem PIS e Cofins já recolhidos na indústria ou no importador, ou tributados a zero. Higiene e perfumaria, bebidas frias e itens de cesta básica seguem lógicas próprias, previstas na Lei nº 10.147/2000, na Lei nº 13.097/2015 e na Lei nº 10.925/2004. As redações vigentes de cada uma delas devem ser conferidas no texto consolidado publicado pelo Planalto, principalmente diante da LC 228/2026.

O efeito prático não mudou: se o cadastro de produto estiver com NCM ou CST errado, o supermercado paga imposto que não devia ou deixa de pagar o que devia, e a EFD-Contribuições entrega esse erro pronto ao fisco. Cadastro de item é trabalho fiscal, mesmo quando quem digita fica no setor de compras.

O que a reforma tributária muda para o supermercado

A Emenda Constitucional nº 132, de 20 de dezembro de 2023, criou a CBS federal, o IBS estadual e municipal e o Imposto Seletivo. A Lei Complementar nº 214, de 16 de janeiro de 2025, instituiu e regulamentou os três. O calendário de transição é este:

1. 2026: ano de teste. O IBS é cobrado a 0,1%, pelo art. 343 da LC 214/2025, e a CBS a 0,9%, pelo art. 346. O art. 348, § 1º, dispensa o recolhimento dos dois quanto aos fatos geradores ocorridos entre 1º de janeiro e 31 de dezembro de 2026 para o sujeito passivo que cumprir as obrigações acessórias previstas na legislação, e o art. 348, inciso I, prevê que valores eventualmente pagos sejam compensados com PIS e Cofins. Como a dispensa está condicionada à obrigação acessória, a escrituração e a emissão correta dos documentos fiscais são o que decide o resultado deste ano. Confira também se a LC 228/2026 alterou esses percentuais.
2. 2027: extinção de PIS e Cofins, CBS em vigor integralmente, IPI zerado com exceção da Zona Franca de Manaus e início do Imposto Seletivo.
3. 2029 a 2032: ICMS e ISS reduzidos progressivamente, com elevação proporcional do IBS.
4. 2033: IBS pleno, ICMS e ISS extintos.

Sobre alíquota: não há alíquota de referência de CBS ou IBS fixada em norma. Ela depende de resolução do Senado Federal, a partir de cálculo do Tribunal de Contas da União e do Ministério da Fazenda. O número de 26,5% que circula é estimativa divulgada pelo Ministério da Fazenda em 2024. Trate como estimativa.

Para o varejo alimentar, três pontos da LC 214/2025 pesam mais que os outros: a cesta básica nacional com alíquota zero de IBS e CBS, a redução de 60% para alimentos e produtos de higiene que ficam fora da lista zerada, e o cashback para famílias inscritas no CadÚnico. O alcance de cada um depende dos anexos e das listas de NCM da própria lei complementar, que precisam ser conferidas item a item contra o seu cadastro de produtos.

O quarto ponto é operacional e vai bater no seu caixa: o split payment, previsto na LC 214/2025, separa o imposto no momento da liquidação do pagamento. Supermercado vive de cartão, e isso muda a conciliação financeira e o fluxo de caixa, além da apuração.

Obrigações acessórias no novo modelo

A LC 214/2025 prevê a apuração assistida do IBS e da CBS: o fisco monta a apuração a partir dos documentos fiscais emitidos, e a empresa confirma ou ajusta. Quem tem documento fiscal limpo ganha; quem tem cadastro sujo passa a discutir com uma apuração já pronta contra si. O funcionamento operacional, o papel do Comitê Gestor do IBS e a regulamentação aplicável em 2026 estão na própria LC 214/2025 e nos atos publicados pelo Comitê Gestor, que precisam ser acompanhados mês a mês.

A EFD-Contribuições perde objeto junto com PIS e Cofins, cujos fatos geradores vão até 31 de dezembro de 2026. Entregas e retificações de períodos anteriores continuam depois disso. Nenhum ato publicado até aqui fixa data de descontinuação da escrituração, e é exatamente aqui que a LC 228/2026 pode ter mexido. Não trabalhe com data de encerramento que não esteja em norma.

O que fazer agora, na prática

1. Revisar o cadastro de produtos, NCM e CST item a item, com atenção aos monofásicos e aos itens candidatos à cesta básica zerada e à redução de 60%.
2. Confirmar com o fornecedor do ERP e do PDV se você está no leiaute 020 da EFD ICMS/IPI e nas Notas Técnicas de NF-e/NFC-e com os grupos de IBS, CBS e Imposto Seletivo.
3. Integrar estoque, vendas e financeiro, para que a escrituração nasça do movimento da loja, sem digitação depois do fechamento.
4. Organizar o arquivo das EFD-Contribuições já entregues, porque retificação de período de PIS e Cofins continuará possível depois de 2026.
5. Rever a conciliação de meios de pagamento pensando em split payment.
6. Acompanhar a LC 228/2026, o próximo Ato Cotepe de leiaute e o prazo estadual da EFD no RS.

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A Etecla faz isso pelo seu supermercado

Nada do que está acima se resolve com uma leitura. Resolve-se com alguém acompanhando leiaute, prazo estadual, cadastro de item e apuração todo mês, com o supermercado aberto.

A Etecla tem mais de 60 anos de Porto Alegre e cuida disso na assessoria fiscal: geração e transmissão da EFD ICMS/IPI e da EFD-Contribuições, conferência do cadastro de produtos, ICMS-ST, acompanhamento das mudanças da reforma e o que precisa mudar no seu ERP antes de 2027. A escrituração contábil e a ECD ficam com a área contábil, e a folha da loja com o departamento pessoal. O resumo do que fazemos pelo setor está na página de contabilidade para supermercados.

Fale com a Etecla e nos diga em que sistema seu supermercado roda hoje. Começamos pelo diagnóstico do cadastro de produtos, que é onde quase todo erro fiscal de supermercado nasce.

Para entender por que a nota fiscal correta é a base de tudo isso, vale a leitura do material do Sebrae sobre emissão de nota fiscal.

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